فن بیان و ارتباطات در محل کار

فن بیان و ارتباطات در محل کار

فن بیان و ارتباطات در محل کار

در این مقاله سعی شده است راهکارهایی اثر بخش در مورد فن بیان و ارتباطات در محل کار ارئه شود.

در همین ابتدا می خواهم بگویم که خیلی از افراد تمام اصول و متن این مقاله را از بر هستند و دانش زیادی در این باره دارند اما دریغ از اینکه کمی به آن  ها عمل کنند.

یکی از نکات بسیار مهمی که در کار و به صورت کلی زندگی اجتماعی ما انسان ها وجود دارد، تعامل و ارتباط های سازنده است.

دلیل این امر نیز نیاز ما انسان ها به هم هست. همه ما انسان ها برای برطرف کردن نیازهای فردی و جمعی نیاز داریم تا با هم همکاری، مشارکت، مذاکره و به صورت کلی ارتباط و تعامل سازنده داشته باشیم.

در این مقاله می خواهم به صورت ویژه در مورد تعاملات کاری که در طی سال های کاری و تجربه شخصی و تجربه های دیگران دیده ام صحبت کنم.

شاید در نگاه اول این مقاله بیشتر در کار مورد توجه قرار بگیرد، اما تمام نکات و اصولی آن به شکلی برای زندگی اجتماعی ما مفید است.

فن بیان در کار

قبل از اینکه به اصول ارتباطی و فن بیان در محیط کار بپردازیم، می خواهم تعریفی از فن بیان  داشته باشم.

فن بیان چیست؟

فن بیان یعنی رفتار کلامی و غیر کلامی صحیح در زمان صحیح

یعنی شما در آن لحظه که باید بتوانید واکنش و بیان و رفتار غیر کلامی صحیحی از خود نشان دهید.

به عنوان مثال: فردی از افراد سازمان شما که مدام با او در ارتباط کاری هستید، یک روز از چیزی ناراحت است و وقتی طبق روال معمول کاری، نزد او می روید و با او صحبت می کنید، سریعا واکنش انفعالی از خود نشان می دهد. یعنی یا عصبانی است، یا بی توجهی می کند، یا هر واکنش منفعلانه دیگری را نشان می دهد.

در این شرایط در صورتی که هوش اجتماعی و کلامی شما بالا باشد، سعی می کنید او را درک کنید و طوری با او صحبت کنید که با دعوا و یا رفتار پرخاشگرانه کشیده نشود.

برخی اوقات نیز شاید با دیدن رفتارهایی که از ابتدای روز در این فرد می بینید، لازم باشد فعلا نزد او نروید و متعاقبا نزد او روید و کار خود را در شرایط بهتری انجام دهید.

اما بر عکس، اگر شما فن بیان و هوش کلامی پایینی داشته باشید، با رفتار منفعلانه آن فرد، شما نیز منفعل می شوید و کارتان به دعوا کشیده می شود.

چه بسا برخی از افراد دعوا نیز نمی کنند و در قهر و بی توجهی بهم سر می کنند و گاهی این رفتار به مراتب از آن دعوا مخرب تر است. زیرا تعاملات شکل گارد پنهانی به خود می گیرد.

فکر می کنم موضوع را متوجه شده اید.

چرا یادگیری فن بیان ضروری است؟

از آن جایی که تمام تعاملات ما از طریق زبانمان صورت می گیرد، لازم است روی مهارت فن بیان خود کار کنیم.

بسیار دیده ام در شرایط بحرانی داشتن مهارت فن بیان و هوش کلامی به افراد در مهار مشکلات و تعارضات کمک کرده است.

اگر شما کارمند هستید، اگر مدیر میانی و یا مدیر ارشد یک سازمان هستید، همه و همه نیاز به یادگیری این مهارت دارید.

در سطوح سازمان، منافع ایجاد و شکل گیری تیم ها و گروه های کاری بر کسی پوشیده نیست.

شکل گیری تیم های اجرایی و مدیرتی برای پیشبرد اهداف و استراتژی های شرکت الزامی است. حال فرض کنید در این شرایط افراد داخل تیم نتوانند با هم تعاملات سازنده ای داشته باشند. اتفاقی که در این شرایط رخ می دهد، نه  به نفع افراد داخل تیم و نه سازمان می باشد.

عدم ایجاد تعاملات سازنده باعث می شود افراد وارد حاشیه هایی شوند که از اصل ماجرا (یعنی کار و پیشبرد اهداف سازمان) منحرف شوند.

یادگیری فن بیان و اصول ارتباطی به تمامی کارکنان به نفع تمام افراد سازمان می باشد.

حاضرید با هم سناریویی را بخوانیم؟

فرض کنید فردی در یک سازمان مدتی است حال خوشی ندارد و از طرفی روی مهارت های ارتباطی، فن بیان و هوش کلامی خود کار نکرده است. به عنوان مثال نمی تواند خود را در زمان استرس و شرایط بد مدیریت کند و امکان بروز هر واکنش منفعلانه ای از سمت ایشان وجود دارد.

فرد دیگری هم نمی داند که این فرد حال خوشی ندارد و طبق روال معمول با او شروع به صحبت می کند و طرف قبلی ناگهان به دلیل عدم مدیریت خود شروع می کند واکنش های منفعلانه از خود نشان می دهد.

و این داستان نه یک بار، بلکه چندین بار اتفاق می افتد.

آن فرد نه تنها حال خود را بد می کند، بلکه حال فرد مقابل خود را نیز خراب می کند. ازطرفی کار شرکت نیز انجام نمی شود و در نهایت نیز هزینه های متحمل بر شرکت چندین برابر می شود. هزینه های زمانی، مالی و تبعات بیشتری که به دلیل تاخیر در انجام کارها پیش آمده است را به سازمان متحمل می کند.

مدیر شرکت بعد از مدتی با دیدن رفتارهای این فرد با دیگران و همچنین تاخیر در کارها به دلیل عدم تعامل سازنده با هم تیمی های خود، این فرد را اخراج می کند.

حال این فرد می ماند و یک حال خراب، یک عملکرد ضعیف، یک خاطره بد از او در نظر دیگران و همچنین ضررهای مالی و زمانی وارد شده به آن شرکت که ایجاد کرده است.

در صورتی که آن فرد و همچنین سایر کارمندان و مدیران شرکت می توانستند مشکل را زودتر شناسایی و مدیریت کنند، خیلی از اتفاقات ناخوشایند رخ نمی داد. (نه آن فرد اخراج می شد و نه شرکت متضرر نمی شد.)

در این بخش راهکارهایی برای  تقویت بیان و هوش کلامی شما آورده شده است:

راهکارهایی برای تقویت بیان و  هوش کلامی

  • آگاهی از تیپ های شخصیتی افراد

برای اینکه بتوانیم با دیگران تعامل خوبی داشته باشیم، لازم است دیگران را درک کنیم. در برخی از موارد آگاهی کلی از تیپ های شخصیتی افراد، می تواند به روابطتان کمک کند. به این دلیل که با درک شخصیت های اطرافیان بهتر می توان نقطه ضعف ها و به صورت کلی تیپ های رفتاری آن ها را تشخیص داد.

به عنوان مثال: اگر فردی درون گرا است و بیشتر تمایل به سکوت دارد و انرژی خود را از درون می گیرید، نمی توان انتظار داشت شغل های مدیریتی و شغل هایی که بیشتر با افراد و ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی سرو کار دارد را به خوبی انجام دهد.

یا به عنوان مثالی دیگر: فردی که برون گرا است انرژی خود را بیشتر از هم صحبتی با دیگران دریافت می کند. بنابراین در شغل هایی که تعامل کمی با انسان ها دارد را دوست ندارد.

پس می توان با شناخت شخصیت افراد در سازمان ها به نحو درستی به افراد جایگاه داد. و از همه مهمتر روابط بین فردی بهتری ساخت.

البته بحث شخصیت خوانی بسیار پیچیده است و نیاز به تجربه و هش اجتماعی بالا نیز هست و اتکا به دانش به تنهایی روابط را بهبود نمی بخشد.

پیشنهاد می کنیم کتاب “تکنیک های شخصیت خوانی پل تایگر” را مطالعه کنید

  • قبل از صحبت آن را مزه مزه کنید.

شنیده اید که

 “زبان سرخ سر سبز می دهد بر باد”

بسیار اتفاق افتاده است که تعارضات، بحث ها و سوء تفاهم هایی پیش می آید که مسبب آن صحبت نسنجیده است. حتما شما هم افرادی را دیده اید که زمانی که صحبت می کنند بی مهابا و بدون فکر آن را به زبان می آورند و در نهایت از صحبت خود پشیمان می شوند.

خیلی از بحث ها در زندگی و کار به دلیل همین نوع صحبت ها است که بدون فکر بیان می شود.

  • برای کاری که انجام می دهید، ارزش قائل باشید.

اگر در محل کار احساس بی ارزشی دارید و حال خوشی ندارید، دنبال ریشه آن بگردید. افرادی که برای کار خود ارزش قائل هستند نه تنها در کارشان موفق هستند بلکه از زندگی شادتری هم برخوردار هستند.

افرادی که از دورن احساس بی ارزشی دارند، قطعا، قطعا و قطعا روابطشان هم خوب نیست و نمی توانند با دیگران تعامل خوبی داشته باشند.

اگر احساس می کنید نمی توانید در این کار بهترین باشید، شغلتان را تغییر دهید. انسان ها گاهی فراموش می کنند کاری را که آغاز کرده بودند همان شغل مورد علاقه شان بوده است. اما به دلیل اینکه درگیر روزمرگی و بی هدفی شده اند، احساس بی ارزشی پیدا کرده اند.

برای خود هدف داشته باشید، انسان بی هدف به هر سمتی که باد بوزد می رود. اما انسان های هدفمند می دانند که از این دنیا چه می خواهند و در تمام مسیر، از شوق رسیدن به هدفشان از مسیر لذت می برند.

  • مهارت های فن بیان و سخنرانی را بیاموزید.

قطعاو قطعا و قطعا تمام ما انسان ها برای بیان آنچه در ذهنمان هست لازم است که بنویسیم و صحبت کنیم و چه بسا بسیاری از تعاملات ما به صورت شفاهی و گفتاری است. فردی که  تخصص بالایی در حوزه فنی دارد اما نمی تواند آنچه را که پیاده سازی کرده است بیان کند، درواقع لایه ارتباطی خود با دیگران را قطع کرده است.

فن بیان خوب به ما جلد و لایه بیرونی خوبی ارائه می دهد. این وظیفه ما است که از خود جلد خوبی به نمایش بگذاریم. بخشی از این جلد خوب همان فن بیان و مهارت های ارتباطی است.

افرادی که از این مهارت ضروری برخوردار هستند، می توانند در سازمان ها نقش های رهبری، مدیریتی را ایفا کنند. در خانه و گروه های کوچک دوستانه هم این افراد می توانند به خوبی اوضاع را مدیریت کنند. حتما در بین افراد خانواده و دوستانتان این افراد را دیده اید و شاید هم خودتان از این دسته افراد باشید که بهتان تبریک می گویم.

ممکن است در دلتان بگویید بابا این کارا دیگه از ما گذشته است. اما ماهی را هر وقت از آب بگیرید تازه است.

برای یادگیری مهارت و رشد هیچ وقت دیر نیست و فردی که دارای طرز فکر رشد می باشد، برای رشد خود از هیچ تلاشی هر چند کوچک دریغ نمی کند. همین که هر روز با خود بگویید امروز باید قدمی هر چند کوچک در راستای رسیدن به مهارت هایم بردارم و برای آن اقدام کنید به تدریج مسیر عصبی آن مهارت ها در ذهنتان تشکیل می شود.

این مقاله را بخوانید:

مسیر عصبی چیست؟

همین که در حال خواندن این مقاله هستید؛ یعنی دارای طرز فکر رشد هستید

  • داستان گویی و خاطره گویی کنید.

یکی از تکنیک هایی که برای افزایش هوش کلامی و تقویت بیان وجود دارد و همواره به دانشجویانم می گویم این است که زیاد خاطره و داستان تعریف کنند. داستان و خاطره باعث می شود شما جذاب تر و دوست داشتنی تر شوید.

از این تکنیک برای ارائه مطلبتان در سمینارها و حتی گفتگو های ساده داخل شرکت و در جمع خانواده و دوستان می توانید استفاده کنید. بعد از استفاده از تاثیر معجزه آسای این تکنیک شگفت زده خواهید شد.

  • از هر زمانی برای صحبت استفاده کنید.

خیلی از افراد در سازمان ها از صبح پشت میز خود می نشینند و کل تعاملاتشان زمانی است که کسی به آن ها مراجعه می کند و کل روز را با مانیتور خود و کارهای اداریشان سپری می کنند و از فردا هم همین روال ادامه دارد.

می خواهم به شما بگویم که زمان هایی که احساس می کنید می توانید در جمع ابراز نظر کنید، این کار را انجام دهید. شاید برخی اوقات لازم باشد یک نکته ای را در یک کتابی خوانده اید آن را برای همکارانتان آموزش دهید یا تجربه ای دارید که احساس می کنید بیان آن برای دیگران مفید است.

یادتان باشد برای افزایش هوش کلامی و تقویت بیان خود، راهی جز صحبت کردن ندارید. آنقدر صحبت کنید (البته صحبت های ارزشمند که به دیگران ارزش اضافه کند) که مسیر عصبی صحبت کردن در جمع در ذهنتان پررنگ شود.

  • روابطتان را بازنگری کنید.

هر از گاهی به روابطتان یک نگاهی بیندازید. نگذارید کینه ها و اختلاف نظر ها باعث تخریب روابطتان شود. یادتان باشد روابط مهم ترین دارای ما است. اگر می بینید مدت ها است با همکارتان در حال سردی و  قهر بسر می برید، سعی کنید ریشه و مشکل را پیدا کنید و برای آن راه حل بیندیشید.

قطعا روابط خوب باعث می شود حالمان خوب شود و مجدد این حال خوب باعث می شود روابط خوب باشد. پس هر گاه احساس کردید از این چرخه خارج شده اید، تمام تلاشتان را برای ورود به این چرخه بکنید.

یادمان باشد تمام انسان ها در واپسین روزهای مرگ، مهم ترین صحنه ها و فیلم هایی که در جلوی چشمانشان می بینند کیفیت ارتباطاتشان هست.

امیدوارم که شما خواننده عزیز همیشه روابط با کیفیت و موثر داشته باشید.

من سمیه اسدبیگی هستم. کارشناس مهندسی کامپیوتر و کارشناس ارشد مدیریت بازرگانی از دانشگاه تهران، مدرس فن بیان، سخنرانی و بهبود فردی در این وب سایت آموزشی قصد دارم آموزش هایی را در اختیار افراد قرار دهم که بتوانند مهارت های کلامی، غیر کلامی و ارتباطی خود را ارتقا دهند.

جادوی کلام
مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *